Uitleg over de samenwerking en dienstverlening

1. De dienstverlening

De dienstverlening bestaat uit het beschikbaar stellen, beheren en waar nodig verbeteren van een websitesysteem.

Afhankelijk van de gekozen dienst kan dit onder andere bestaan uit:

• websitebouw en websitebeheer;
• hosting en beveiliging;
• formulieren en CRM-functionaliteiten;
• e-mail- en workflowautomatiseringen;
• basis SEO-optimalisatie;
• conversieverbeteringen;
• technisch onderhoud;
• normale contentwijzigingen;
• ondersteuning en advies.

De klant betaalt voor de beschikbaarheid en het beheer van het complete systeem. Er wordt geen vast aantal arbeidsuren per maand verkocht of gegarandeerd.

2. Startwerkzaamheden

Bij aanvang wordt beoordeeld of de bestaande website wordt verbeterd of dat een nieuwe websiteomgeving nodig is.

De eerste werkzaamheden kunnen onder andere bestaan uit:

• analyse van de bestaande situatie;
• opzetten of vernieuwen van pagina’s;
• verwerken van teksten, afbeeldingen en diensten;
• inrichten van formulieren en aanvraagroutes;
• instellen van hosting, beveiliging en back-ups;
• technische optimalisatie;
• inrichten of aanpassen van automatiseringen.

De precieze omvang wordt vastgelegd in de offerte of opdrachtbevestiging.

3. Maandelijkse dienstverlening

De maandelijkse vergoeding bestaat uit de combinatie van:

• gebruik van de technische omgeving;
• hosting;
• beveiliging;
• softwarelicenties;
• technisch beheer;
• monitoring;
• ondersteuning;
• en beperkte doorontwikkeling op basis van fair use.

Niet iedere klant ontvangt iedere maand dezelfde werkzaamheden. Aanpassingen worden uitgevoerd op basis van noodzaak, urgentie, commerciële waarde en beschikbare capaciteit.

Er bestaat geen recht op een vast aantal aanpassingen, uren of nieuwe pagina’s per maand.

4. Fair-usebeleid

Normale en beperkte aanpassingen zijn inbegrepen wanneer deze passen binnen het bestaande systeem en zonder omvangrijk maatwerk kunnen worden uitgevoerd.

Binnen fair use vallen bijvoorbeeld:

• aanpassen van een tekst;
• vervangen of toevoegen van een afbeelding;
• toevoegen van een project of review;
• aanpassen van een bestaande sectie;
• plaatsen van een eenvoudige nieuwe sectie;
• maken van een pagina vanuit een bestaande template;
• aanpassen van een bestaand formulier;
• verbeteren van een bestaande e-mail of automationflow;
• uitvoeren van beperkte SEO-aanpassingen.

Er kan in beginsel één actief wijzigingsverzoek tegelijk worden behandeld.

Niet-gebruikte capaciteit, wijzigingen of werkzaamheden kunnen niet worden opgespaard of meegenomen naar een volgende maand.

Bryan Seton bepaalt redelijkerwijs of een verzoek binnen fair use valt.

5. Werkzaamheden buiten fair use

Werkzaamheden die omvangrijk, specialistisch of volledig nieuw zijn, vallen niet binnen de standaard maandelijkse vergoeding.

Voorbeelden zijn:

• een volledige rebranding;
• een geheel nieuw websiteconcept;
• grote aantallen nieuwe pagina’s;
• complexe koppelingen of API-integraties;
• maatwerksoftware;
• uitgebreide webshops;
• fotografie of videoproductie;
• uitgebreide meertalige websites;
• volledige herschrijving van alle content;
• werkzaamheden voor meerdere bedrijven, merken of domeinen;
• grote hoeveelheden handmatige contentinvoer.

Wanneer een verzoek buiten fair use valt, ontvangt de klant vooraf een aparte prijsopgave of voorstel.

Er worden geen aanvullende kosten gemaakt zonder voorafgaand akkoord.

6. Aanlevering door de klant

De klant is verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van correcte informatie en materialen.

Dit kan onder andere bestaan uit:

• teksten;
• foto’s;
• video’s;
• bedrijfsgegevens;
• diensten;
• prijzen;
• projecten;
• reviews;
• inloggegevens;
• juridische teksten;
• benodigde goedkeuringen.

Vertraging door ontbrekende of onjuiste informatie kan gevolgen hebben voor de planning.

De klant blijft verantwoordelijk voor de inhoudelijke juistheid en rechtmatigheid van aangeleverde materialen.

7. Planning en uitvoering

Kleine wijzigingen worden normaal gesproken binnen een redelijke termijn verwerkt.

De uitvoeringstermijn is afhankelijk van:

• omvang;
• urgentie;
• technische complexiteit;
• volledigheid van de aanlevering;
• en reeds geplande werkzaamheden.

Tenzij schriftelijk anders is afgesproken, zijn genoemde termijnen indicatief en geen fatale deadlines.

Technische storingen en kritieke problemen krijgen voorrang boven niet-urgente wijzigingen.

8. Eigendom en gebruiksrechten

Alle materialen die door de klant worden aangeleverd, blijven eigendom van de klant.

Specifiek voor de klant gemaakte teksten en content mogen door de klant worden gebruikt, mits alle openstaande facturen zijn voldaan.

De volgende onderdelen blijven eigendom van Bryan Seton of van de betreffende softwareleverancier:

• technische infrastructuur;
• software;
• softwarelicenties;
• templates;
• herbruikbare secties;
• workflows;
• automatiseringen;
• prompts;
• methodes;
• systemen;
• technische configuraties.

De klant ontvangt geen eigendom over software of onderdelen waarvoor een actieve licentie nodig is.

9. Beëindiging en overdracht

Bij beëindiging van de samenwerking wordt de toegang tot betaalde software, hosting en licentiegebonden onderdelen beëindigd na afloop van de overeenkomst.

De klant kan verzoeken om een export van beschikbare eigen content en gegevens.

Een technische migratie, overdracht of het opnieuw opbouwen van de website in een andere omgeving valt niet automatisch binnen de maandelijkse dienstverlening.

Wanneer overdracht mogelijk is, kunnen daarvoor aanvullende kosten in rekening worden gebracht. Deze worden vooraf besproken.

De domeinnaam blijft eigendom van de geregistreerde domeinhouder.

10. Beschikbaarheid en techniek

Bryan Seton spant zich in om het systeem veilig, stabiel en beschikbaar te houden.

Volledige en ononderbroken beschikbaarheid kan niet worden gegarandeerd. Storingen kunnen ontstaan door onder andere:

• externe softwareleveranciers;
• hostingpartijen;
• domeinproviders;
• internetstoringen;
• updates;
• cyberaanvallen;
• of andere omstandigheden buiten directe invloed.

Technische problemen worden binnen redelijke grenzen onderzocht en opgelost.

11. Resultaten

De dienstverlening is gericht op het verbeteren van onder andere:

• professionaliteit;
• duidelijkheid;
• gebruiksgemak;
• vindbaarheid;
• conversie;
• opvolging;
• en kwaliteit van aanvragen.

Er wordt geen garantie gegeven op een vast aantal bezoekers, leads, klanten, omzet of zoekmachineposities.

Resultaten zijn mede afhankelijk van factoren buiten de dienstverlening, zoals aanbod, prijzen, concurrentie, markt, reputatie, advertentiebudget en opvolging door de klant.

12. Contractduur en opzegging

De minimale looptijd, startperiode en opzegtermijn worden vastgelegd in de offerte of overeenkomst.

Wanneer er een nieuwe website wordt gebouwd of een omvangrijke inrichting plaatsvindt, kan een minimale startperiode gelden.

Na afloop van de minimale looptijd wordt de overeenkomst voortgezet volgens de afgesproken voorwaarden.

Opzegging dient schriftelijk te gebeuren, bijvoorbeeld per e-mail, met inachtneming van de overeengekomen opzegtermijn.

Openstaande facturen blijven bij beëindiging verschuldigd.